“5S” se refiere a un método japonés de gestión que nació luego de la Segunda Guerra Mundial para reorganizar el trabajo en las fábricas. Su sigla en inglés se refiere a cinco pasos que toda empresa debe seguir en sus instalaciones: clasificación, orden, limpieza, estandarización y mantenimiento.
Como estoy convencida de que los freelancers podemos aplicar absolutamente todas las técnicas y todos los métodos de las grandes empresas, aunque solo seamos una persona y una computadora, decidí adaptarlo a nuestra realidad.
- Clasificación: separar lo innecesario
Debemos detectar aquellos elementos en nuestro ambiente de trabajo que no forman parte de él y deshacernos de ellos hasta lograr tener una cantidad adecuada en un lugar conveniente. Esto aplica dentro y fuera de la computadora: solemos tener muchísimas lapiceras, cables y cargadores en nuestro escritorio por un lado, y archivos completamente innecesarios por el otro. Además, muchas veces guardamos archivos que pensamos que serán útiles en algún momento y ya no lo son tanto o dejan de ser compatibles con nuestro software. Les recomiendo solo dejar en sus computadoras aquellos elementos que sean útiles para su trabajo. Una cantidad excesiva de archivos y carpetas solo ralentiza el trabajo. Pueden optar por tener una segunda computadora para uso personal o un disco externo para guardar esos archivos.
- Orden: situar necesarios
Debemos crear un método para organizar nuestros elementos, tanto físicos como informáticos. Podemos empezar clasificando según la frecuencia de uso y elegir lugares adecuados según esa clasificación. Lo que usamos siempre debe estar más a mano. Lo mismo pasa con los archivos: ¿quién no tiene algún archivo perdido en el escritorio? Cuando bajan archivos ¿se guardan automáticamente en ese laberinto de documentos llamado “Descargas”? ¿Sus recursos están clasificados en carpetas? Google Chrome nos ofrece la herramienta “marcadores” para organizar sitios web. ¿Saben usarla? (Este tip me lo dió Micaela Tenaguillo. ¡Gracias!). Quienes trabajan con su celular, ¿se pierden con tantas fotos, o está todo organizado?
- Limpieza: suprimir suciedad
Es muy importante mantener la limpieza dentro y fuera de la computadora. El día comienza mejor con un escritorio limpio y una pantalla libre de polvo. Prender la computadora y ver un escritorio completamente desocupado brinda la misma sensación. Si estamos en casa, uno nunca sabe cuándo puede recibir un cliente. Si trabajamos en un espacio compartido, esto ayuda a mantener una buena relación laboral. Además, se evitan accidentes: la taza del café que tomé ayer se puede caer justo sobre mi trabajo. Ni hablar de los teclados sucios, que empiezan a trabarse.
- Estandarización: señalar anomalías
Es muy importante que, una vez aplicados estos pasos, mantengamos un control para poder detectar anomalías. ¿Cómo lo hacemos? Debemos establecer por escrito (sí, por escrito) cuál es nuestro criterio para organizar archivos y para filtrar aquellos documentos según su utilidad (como lo hicimos en el primer punto) o su frecuencia de uso (para el segundo punto). Así, podremos seguir aplicándolo a diario, casi de manera mecánica. Además, en caso de que, por algún motivo, no podamos trabajar por un tiempo, quien nos reemplace podrá encontrar todos los elementos sin problemas.
- Disciplina: seguir mejorando
Por último, es indispensable que nos comprometamos con estos puntos y que, de a poco, se vuelvan una rutina. Podemos establecer reglas de limpieza diaria para el escritorio y programar una limpieza de archivos cada cierta cantidad de tiempo. Existen softwares y aplicaciones que pueden ayudarnos. Además, les recomiendo invertir segundos en nombrar un archivo correctamente y guardarlo en el lugar adecuado apenas lo reciben en lugar de guardarlo “provisoriamente” en la carpeta Descargas o en el escritorio.
Así, podemos mejorar muchísimo nuestra productividad, porque ni el desorden ni los archivos basura nos molestarán, crear un ambiente de trabajo más positivo, evitar las pérdidas de archivos o la ralentización de nuestros equipos, y evitar accidentes, ya sea relacionados con software o con una simple taza de café.
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